Sobre Adaptaciones Razonables en el Lugar de Trabajo
RESUMEN: Las normas que se derivan del Título I de la Ley ADA y de la Ley de Rehabilitación tratan sobre la discapacidad en el lugar de trabajo. Estas reglas son tanto para solicitantes de empleo como para empleados. Muchas de estas reglas describen cambios que un patrono hace con respecto a un empleado con discapacidad. Estos cambios se llaman adaptaciones.
De conformidad con la ley ADA y la Ley de Rehabilitación, los patronos deben proporcionar adaptaciones razonables a los empleados y solicitantes que estén calificados, a menos que ello cause dificultades excesivas. Los patronos solo deben tener en cuenta las discapacidades conocidas.
Para que se conozca que hay una discapacidad, el empleado o solicitante debe revelar su discapacidad al patrono y hacerles saber lo que necesitan para completar las funciones esenciales del trabajo.
Conceptos Básicos de Adaptaciones Razonables
Un aspecto importante del Título I de la ley ADA es la idea de una adaptación razonable.
Una adaptación es un cambio en la forma en que labora un empleado o en el equipo suministrado al mismo. El propósito de este cambio es que el empleado pueda hacer su trabajo. Por ejemplo, una persona con una discapacidad visual podría requerir un software auxiliar para "leer" el correo electrónico eficientemente. Otro podría ser una persona con ciertos requisitos médicos que necesite una adaptación para su receso de descanso.
La palabra "razonable" en las adaptaciones razonables significa que hay un límite a lo que un patrono debe hacer para proporcionar tal adaptación. Por ejemplo, un patrono no tiene que reducir los estándares de producción que son aplicados uniformemente. Un patrono siempre puede optar por ofrecer cualquier adaptación que desee, incluyendo aquellas que no se consideren razonables.
Otro aspecto importante del Título I es el concepto de función esencial. Una función esencial es aquella que es central al trabajo de una persona. Por ejemplo, una función esencial de ser conductor de autobús escolar es conducir un autobús. El objetivo de una adaptación razonable es hacer posible que un empleado con una discapacidad desempeñe una o más funciones esenciales de su trabajo. Adicional a estas, existen las funciones marginales, que son aquellas funciones de trabajo que no son esenciales .
La EEOC define tres categorías de adaptaciones:[1]
- Modificaciones o ajustes a un proceso de solicitud de empleo que permiten que un solicitante cualificado con una discapacidad sea considerado para un puesto al que ha solicitado.
- Modificaciones o ajustes entorno laboral o la forma en que generalmente se realiza el trabajo, que permiten a un individuo cualificado con discapacidad realizar las funciones esenciales del trabajo.
- Modificaciones o ajustes que permitan a un empleado con discapacidad disfrutar de los mismos beneficios y privilegios de empleo.
Adaptaciones Razonables para Solicitantes de Empleo
Para que se realice una adaptación razonable durante el proceso de pre-oferta, un solicitante de empleo con discapacidad debe dar a conocer sus necesidades. Existen muchos tipos de adaptaciones razonables. La EEOC ofrece los siguientes ejemplos:
- Proporcionar materiales escritos en formatos accesibles
- Proporcionar lectores o intérpretes de lenguaje de señas
- Garantizar que todas las etapas del proceso de reclutamiento y entrevistas se completen en lugares accesibles
- Proporcionar o modificar equipos o dispositivos
- Ajustar o modificar políticas y procedimientos de solicitar empleo
¿Qué pasa si una prueba es parte de la solicitud o entrevista? Los patronos están requeridos a permitir tiempo adicional o un formato alternativo, de ser necesario.
Aunque los patronos no tienen que proporcionar adaptaciones que puedan causar dificultades excesivas, sí deben buscar una alternativa que sea razonable y efectiva para el solicitante.
Adaptaciones Razonables para Empleados
No es necesario que las solicitudes iniciales de adaptaciones sean por escrito. Se pueden hacer usando un lenguaje sencillo. Por lo general, pueden decir “debido a X (condición médica o discapacidad), estoy teniendo problemas con Y (tarea laboral)”.
Los patronos pueden pedirle a la persona que solicitó una adaptación que le dé seguimiento y también someta un formulario escrito para que la solicitud sea más formal.
Si la empresa no tiene tal formulario, es aconsejable crear un registro escrito de la solicitud. Por ejemplo, el supervisor del empleado podría enviar un documento escrito, tal como un mensaje de correo electrónico, al empleado, confirmando la solicitud. Si el supervisor no lo hace, el empleado puede enviar un correo electrónico para así crear un registro escrito de la solicitud.
Después de recibir la solicitud, el patrono debe iniciar un proceso de adaptación interactiva, con el solicitante o empleado. Tanto el patrono como el empleado deben participar activamente en este proceso. El empleado debe responder a las solicitudes de documentación del patrono o a las solicitudes de brindar más información sobre su necesidad de adaptación. El patrono debe actuar de manera oportuna para acomodar al empleado y puede solicitar documentación médica de la discapacidad relacionada con la solicitud cuando la necesidad no sea evidente.
Tanto el patrono como el empleado deben documentar sus acciones durante el proceso de adaptación. Si se somete una queja por incumplimiento, la parte que no lleva buenos registros tiene más probabilidades de perder su argumento.
¿Quién Decide cuál Adaptación se Implementará?
Si bien el empleado debe ser incluido en el proceso y consultado para llegar a una opción de adaptación que sea efectiva, el patrono es el que a fin de cuentas decide que se estará implementando. Dicho esto, la adaptación debe ser efectiva para ayudar al empleado a completar las funciones esenciales de su trabajo.
Más Ejemplos de Adaptaciones Razonables
Las adaptaciones razonables se manifiestan en muchas maneras. Varían según el puesto que ocupa el empleado y la limitación funcional que experimenta debido a su discapacidad o condición médica. Las adaptaciones podrían incluir:
- Aumentar la accesibilidad de una facilidad
- Eliminar funciones marginales de trabajo
- Introducir equipos nuevos o ajustar equipos existentes
- Cambiar la forma en que alguien es adiestrado o probado
- Permitir licencia médica
- Modificar políticas (por ejemplo, permitir un animal de servicio) o servicios (como intérpretes o lectores cualificados) que permitan a la persona con discapacidad realizar su trabajo de manera diferente
- Permitir el teletrabajo o trabajo a distancia (el trabajo remoto puede o no ser razonable dependiendo de las funciones esenciales del puesto)
¿Qué no es Razonable?
Las siguientes adaptaciones rara vez se consideran razonables. Estas incluyen:
- La eliminación de funciones esenciales
- La reducción de los estándares de producción aplicados uniformemente
- El proporcionar artículos de uso personal (es decir, dispositivos de movilidad, anteojos, audífonos)
- El cambiar el supervisor de una persona (sin embargo, se le puede pedir al supervisor que cambie cómo interactúa con el individuo para apoyarlo mejor).
Es importante tener en cuenta que un patrono siempre puede optar por ofrecer cualquier adaptación que desee, incluyendo aquellas que no se consideren razonables.
Reglas Útiles
Ya sea que una persona con discapacidad sea un solicitante de empleo, acaba de ser ofrecido un trabajo, o ya es empleado, tiene ciertos derechos. Las normas que rodean estos derechos ayudan a los solicitantes, empleados y supervisores a entender qué hacer cuando algo necesita ser cambiado para que un solicitante de empleo pueda ser considerado de manera justa para un puesto o para que un empleado desempeñe su trabajo exitosamente. Para un patrono, el proveer una adaptación razonable suele ser mucho más efectivo y económico que no incluir a una persona con discapacidad en su grupo de solicitantes o en su fuerza laboral.
[1] US Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). (2002). General principles. In Enforcement guidance: Reasonable accommodation and undue hardship under the Americans with Disabilities Act.